Pädagogische Hochschule Steiermark    

Hilfeseite

Verwalten von Veranstaltungs- und Weiterbildungsterminen

Verwalten von Veranstaltungs- und Weiterbildungsterminen

Möglichkeiten der Terminverwaltung
Anzeigen der Terminliste
Erstellen von Einzelterminen und Terminserien
Status automatischer E-Mail-Benachrichtigungen einsehen
Möglichkeiten der Terminverwaltung

Möglichkeiten der Terminverwaltung

Diese Online-Hilfe behandelt die Verwaltung von Terminen im Bereich Veranstaltungen und Weiterbildungsveranstaltungen.

Für die Terminverwaltung in anderen Bereichen, wie der Lehre, sowie für die Verwaltung der Termine im persönlichen Terminkalender und sogenannter "freier Termine" (= "Sachbearbeitertermine" und "Organisationstermine") durch berechtigte Personen siehe die jeweilige Online-Hilfe.

Berechtigte Bedienstete (Sachbearbeiter/innen) können in der Terminverwaltung der jeweiligen Bereiche

Über das verlinkte Datum des jeweiligen Termins in der Terminliste gelangen Sie in das Detailfenster des Einzeltermins, wo Sie den Termin bearbeiten können.

Über den Link 'S' in der Spalte "Serie" in der Terminliste können Sie die Definition der Terminserie (Fenster "Terminserie“) einsehen, der der jeweilige Einzeltermin angehört, und bearbeiten. Beachten Sie, dass die mit 'S' gekennzeichneten Termine jeweils unterschiedlichen Serien angehören können. Welche Termine zur aufgerufenen Serie gehören, sehen Sie im Fenster "Terminserie", im Bereich "Termine der Serie".

Anzeigen der Terminliste

Anzeigen der Terminliste

Sie können die Terminliste nach verschiedenen Kriterien (Datum, Ort, Termintyp etc.) sortieren und filtern. Verwenden Sie dazu die Icons in der Kopfzeile der Tabelle. Je nach Veranstaltungsart (Organisations-, Veranstaltungs-, Weiterbildungstermin etc.) werden in den Listen unterschiedliche Kritierien angezeigt.

Achtung! Terminlisten können vorgefiltert sein, sodass beim Öffnen der Liste nur eine eingeschränkte Anzahl der bestehenden Termine oder auch eine leere Liste angezeigt wird. Zum Beispiel sind beim Öffnen der Organisationsterminliste standardmäßig der Datumsfilter und der Termintypfilter aktiviert, sodass nur veröffentlichte, zukünftige Organisationstermine, beginnend mit dem aktuellen Datum, angezeigt werden. Um auch vergangene Organisationstermine anzuzeigen, müssen Sie den Filter ausschalten:

Terminliste filtern : Klicken Sie auf das Filter-Icon in der gewünschten Tabellenspalte. Ein Fenster zum Einstellen des Filters öffnet sich, in dem Sie abhängig von der Spalte (Betreff, Ansprechpartner, Ort etc.) ein Filterkriterium auswählen (z.B. bestimmter Ort) oder Begriffe zum Filtern eintragen können (z.B. Ansprechpartner "Max Muster"). Sie können die Filterkriterien mehrerer Spalten, z.B. Betreff, Datum und Ort, miteinander kombinieren. Ein gelbes Icon ( ) kennzeichnet einen aktiven Filter. Mit "Filter aufheben" im Filtereinstellungsfenster deaktivieren Sie den Filter wieder. Standardmäßig ist die Liste nach Datum und Termintyp "veröffentlicht" gefiltert.

Terminliste sortieren : Klicken Sie auf das Icon, um die Liste nach einem bestimmten Sortierkriterium auf- oder absteigend zu sortieren. Ein gelbes Icon ( ) kennzeichnet das aktuell gewählte Sortierkriterium. Standardmäßig (Voreinstellung) ist die Liste chronologisch nach dem Datum sortiert.

Bedeutung der Spalten und Filtermöglichkeiten (Spalten variieren je nach Veranstaltungsart):

Spalte Bedeutung / Filtermöglichkeit
Betreff Der beim Erstellen des Termins eingegebene, frei wählbare Betreff wird angezeigt. Um nach einem bestimmten Begriff zu filtern öffnen Sie das Filtereinstellungsfenster und geben Sie den gewünschten Betreff ein.
Ansprechpartner Der beim Erstellen des Termins eingegebene, frei wählbare Name des Ansprechpartners wird angezeigt. Mit dem Filter können Sie die Liste auf Termine mit einem bestimmten Ansprechpartner einschränken.
Tag Wochentag, an dem der konkrete Termin stattfindet.

Datum Tag, an dem der Termin stattfindet.
Mit dem Filter können Sie die Anzeige auf einen bestimmten Zeitraum und somit auf aktuelle und zukünftige oder Termine aus vergangenen Monaten einschränken. Der Filter kann voreingestellt sein und standardmäßig nur die aktuellen (aktuelles Datum) und zukünftigen Termine anzeigen. Das verlinkte Datum führt zur Detailansicht des Termins.
von, bis Uhrzeit des Beginns und des Endes des Termins.
Ort Raum, in dem der Termin stattfindet. Der Link auf der Raumnummer führt zum Terminkalender des Raumes.

Mit dem Filter können Sie die Liste auf Termine an einem bestimmten Ort einschränken.
Termintyp Mit den Filteroptionen "veröffentlicht", "gelöscht/abgelehnt" und "alle" können Sie die Terminliste einschränken und entscheiden, ob alle, nur veröffentlichte (geplante, fixe und abgesagte Termine, die öffentlich sichtbar sind, z.B. für Studierende) oder nur gelöschte und abgelehnte Termine angezeigt werden.

Anzeige "geplant", wenn es sich um einen geplanten, aber vom/von der jeweiligen Sachbearbeiter/in noch nicht bestätigten Termin handelt; "fix", wenn es sich um einen bereits feststehenden Termin handelt. Geplante Termine sind mit kursivem Schriftstil gekennzeichnet.

Hinweis: Für nähere Informationen zu den Termintypen siehe die Online-Hilfe zum Thema "Grundlegendes zum Ressourcen- und Terminmanagement in PHSt-Online ", Abschnitt "Wunschtermine und Fixtermine...".

Ereignis Ereignistyp des Termins. Dieser beschreibt den Zweck des Termins (z.B. "Abhaltung", "Vorbereitung", "Nachbereitung"). Welche Typen in PHSt-Online verwendet werden, hängt von den zentralen Einstellungen ab.
Publikum (optional, nur bei Organisationsterminen) Verwendung und Bezeichnung der Spalte ist optional. Die Anzeige kann universitäts-/ hochschulspezifisch unterschiedlich verwendet und bezeichnet sein. Wenn die Option in PHSt-Online eingeschaltet ist, informiert die Anzeige standardmäßig darüber, ob es sich um einen öffentlichen oder (organisations-)internen Termin handelt (wird bei der Terminerstellung ausgewählt). In diesem Fall können Sie mit dem Filter nach "allen", "öffentlichen" und "internen" Organisationsterminen filtern.
Anmerkung Informationen beliebiger Art zum Termin, die öffentlich (= allen Benutzer/innen) angezeigt werden.
interne Bemerkung Information zum Termin, die nur für Personen mit Bearbeitungsrechten sichtbar ist (z.B. Information an den/die Sachbearbeiter/in des Raums)
Serie Termine, die Teil einer Terminserie sind, sind durch ein verlinktes "S" gekennzeichnet. Durch Klick auf das "S" gelangen Sie direkt in die Bearbeitungssicht der Terminserie.

Sie können Termine auch direkt in der Terminliste absagen oder löschen. Haken Sie dafür die jeweiligen Termine an (bei Terminserien können Sie auch einzelne Termine markieren) und klicken Sie auf die Schaltfläche "Absagen" oder "Löschen".

Erstellen von Einzelterminen und Terminserien

Erstellen von Einzelterminen und Terminserien

Für das Erstellen von Einzelterminen und Terminserien steht eine komfortable Funktionalität zur Verfügung: Über den Link 'Suche freie Räume' im Navigationsbereich können Sie vorab nach freien Räumen im gewünschten Zeitraum suchen und diese mit einem Klick in die Terminerstellungsmaske übernehmen. Beim Betätigen des Links werden alle in den Bereichen "Ort", "Uhrzeit" und "Datum" von Ihnen eingegebenen Daten in die Suchmaske übernommen (siehe Abschnitt "Suche nach freien Ressourcen").

Hinweis: Zu einzelnen Feldern sind Informationen hinterlegt, die durch Bewegen des Mauszeigers über die blauen Info-Icons angezeigt werden.

Die Attribute von Einzelterminen und Terminserien

Attribut Zeile Bedeutung
Titel/Betreff

In diesem Feld wird der Titel der Veranstaltung angezeigt.

Der verlinkte Titel führt zur Detailansicht der Veranstaltung.

Bei Organisationsterminen wird in diesem Feld der Betreff des Termins eingegeben. Der Betreff wird in der Terminliste angezeigt. Im Terminkalender des Raumes wird als Titel des jeweiligen Organisationstermins die Organisation angezeigt, und im Tooltip der zugehörige Betreff.
Ansprechpartner

Bei Organisationsterminen kann hier ein/e Ansprechpartner/in für Rückfragen angegeben werden.
Ereignis

Kennzeichnet den Ereignistyp des Termins (Zweck des Termins). Für Veranstaltungen und Weiterbildungskurse werden defaultmäßig die Ereignistypen "Abhaltung", "Nachbereitung" und "Vorbereitung" angeboten. Die Typen "Vorbereitung" und "Nachbereitung" dienen nur der Raumreservierung für organisatorische Vor- und Nacharbeiten und werden in öffentlichen Ansichten (für Studierende und anonyme Benutzer/innen) nicht angezeigt.

Die tatsächlich angebotenen Ereignistypen hängen von zentralen Einstellungen an Ihrer Universität/Hochschule ab.
Ort Schnellsuche In diesem Feld können Sie durch Eingabe des Raumcodes, der Architekten-Raumnummer oder der Zusatzbezeichnung sowie Teilen davon nach Räumen bzw. externen Orten und Organisationen suchen.

Hinweise zur Suche:

Verwenden Sie keine Platzhalter, wenn Sie nach Teilen der Raumbezeichnung suchen.

Bei der Suche nach universitäts-/hochschuleigenen Räumen wird der Suchtext in allen Bereichen gesucht, nicht nur im gewählten Filter. Wenn der Suchtext exakt mit einem Raumcode übereinstimmt, wird dieser gewählt; anderenfalls wird auch in den übrigen Feldern gesucht.

Ergibt die Schnellsuche ein eindeutiges Ergebnis, wird dieses automatisch in das Feld "Auswahl“ übernommen. Werden mehrere Möglichkeiten gefunden, öffnet sich ein Fenster, in dem die Suchergebnisse aufgelistet sind. Wählen Sie aus den Suchergebnissen den gewünschten Ort aus, indem Sie auf die Schaltfläche links in der Zeile klicken. Der Raum bzw. Ort wird dann in das Feld "Auswahl" übernommen.

Filter Über den Filter schränken Sie die Auswahl der Räume und Orte in der Liste darunter ein. Die beiden Listen und die Liste der Berechtigungsprofile sind logisch durch UND verknüpft. Die gewählten Einträge bestimmen somit auch die zur Auswahl stehenden Berechtigungsprofile.
Die Einträge im Filter sind nach Raumtyp und Gebäudebereich sortiert. Es gibt die Möglichkeit, die Auswahl auf "Räume der eigenen Organisation" sowie auf externe Orte und externe Organisationen zu beschränken. Scheint der gewünschte externe Ort bzw. Organisation nicht in der Auswahl auf, können Sie ihn über die Suche auswählen und aktivieren.

Sachbearbeiter/innen sehen zusätzlich den Eintrag "von mir verwaltete Räume". Wurde schon eine Raumauswahl über die Schnellsuche getroffen, wird der Filter "eigene Auswahl" angezeigt.
Hinweis: Ist als Filter ein Raumtyp ausgewählt, wird bei der Schnellsuche auch in den jeweils anderen Raumtypen gesucht; bei Auswahl von "externen Organisationen" und "externen Orten" wird nur in diesen gesucht.

Die Listeneinträge im Filter hängen von zentralen Einstellungen an Ihrer Universität/Hochschule ab.
Auswahl In diesem Feld werden die gefilterten Räume bzw. Orte angezeigt.
Berechtigungsprofil Hier legen Sie fest, mit welchem Berechtigungsprofil der Raum gebucht werden soll. Die Auswahl der zur Verfügung stehenden Berechtigungsprofile hängt von folgenden Kriterien ab:
  • Anzahl und Art der Berechtigungsprofile, die Ihnen von Ihrer Organisation oder Universität/Hochschule zugewiesen sind
  • Einträge, die Sie in den verknüpften Listen "Filter" und "Auswahl" wählen

Beachten Sie, dass durch die Art des Berechtigungsprofils - Antrag, Buchen oder Sachbearbeiter - der Ablauf der Terminbuchung bestimmt wird:

  • Antrag: mit diesem Profil wird ein Antrag auf einen Raumtermin erstellt, der den Status "geplant" erhält (= Wunschtermin); der Antrag muss erst durch eine/n Sachbearbeiter/in bestätigt werden, kann aber auch abgelehnt werden.
  • Buchen: der Termin im gewählten Raum wird sofort als feststehender Termin erstellt ohne Bestätigung durch den/die Sachbearbeiter/in
  • Sachbearbeiter: mit diesem Profil gebuchte Termine werden immer als feststehende Termine erstellt

Angaben zum gewählten Berechtigungsprofil erhalten Sie unter "Details".

Details Über die Symbole im Bereich "Details“ können Sie detaillierte Angaben zum gewählten Berechtigungsprofil und zum gewählten Raum aufrufen. Gegebenenfalls werden hier auch der/die Sachbearbeiter/in des Raumes sowie, wenn erfasst, die verfügbaren Sitzplätze und Benutzungshinweise für den Raum angezeigt.

: Link zum Terminkalender des gewählten Raumes. Hier sehen Sie eine Übersicht der Termine im jeweiligen Raum.

: Link zum Lageplan (Stockwerksansicht) des Raumes. Hier sehen Sie die Position des Raumes im Stockwerk. Über den blauen Raumpunkt gelangen Sie in das Detailfenster des Raumes.
Ist der ausgewählte Ort eine externe Organisation, führt der Link auf dem Icon zur Detailansicht der externen Organisation.

: Link zur Detailansicht des Raumes.

Uhrzeit

Beginn- und Endezeit des Termins. Durch Klick auf das Feld "von" oder "bis" erhalten Sie eine Auswahlliste, in der Sie die gewünschte Uhrzeit wählen können. Alternativ dazu können Sie die Uhrzeit auch manuell eingeben; ein systeminterner Algorithmus gibt dann die nächstliegende Uhrzeit vor (wenn Sie z.B. "830" eingeben, wird automatisch 08:30 Uhr eingetragen).
Datum Serientyp Wählen Sie aus, ob es sich beim Termin um einen Einzeltermin oder um eine (tägliche oder wöchentliche) Terminserie handelt. Je nach gewähltem Serientyp werden zusätzliche Attribute eingeblendet:
Einzeltermin am: Wählen Sie das Datum des Termins aus.

täglich/wchentlich (Terminserie) Serienbeginn/Serienende:

Ende nach [x] Terminen: Geben Sie hier eine Zahl zwischen 1 und 99 an, um die Anzahl der Termine der Serie zu bestimmen.

Ende am [y]: Alternativ dazu können Sie auch das Enddatum der täglichen oder wöchentlichen Serie angeben. Es wird dann bis zum angegebenen Enddatum jeden Tag/jede Woche ein Termin erstellt.

Frequenz:

Alle [x] Tage: Das Attribut wird bei Auswahl "tägliche Terminserie" eingeblendet. Erfassen Sie den Wert "1" für tägliche Abhaltungen bzw. den Wert "2", wenn der Termin nur jeden zweiten Tag eingetragen werden soll, z.B. montags und mittwochs, freitags und montags, usw.

Alle [x] Wochen am [y]: Bei wöchentlich abgehaltenen Terminen erfassen Sie den Wert "1", bei zweiwöchigen (Abhaltung jede zweite Woche) "2", usw. und wählen dann den Wochentag.
LV-frei

Wählen Sie, ob Termine auch an LV-freien Tagen erstellt werden sollen.

Ferien und Feiertage werden von zentraler Stelle im System erfasst. Welche Wochentage (Samstag, Sonntag) als LV-frei angesehen werden, hängt von zentralen Einstellungen an Ihrer Universität/Hochschule ab.

Anmerkung

Sie können hier eine beliebige Anmerkung zum Termin eingeben. Die Anmerkung wird in öffentlichen Sichten angezeigt (z.B. auch - je nach Einstellung - im persönlichen Terminkalender).
Interne Bemerkung

Hier können Sie eine interne Bemerkung hinterlegen, die nur für berechtigte Personen (z.B. Sachbearbeiter/innen) angezeigt wird.

Speichern Sie Ihre Eingaben im System, indem Sie sie mit der Schaltfläche "Speichern" oder "Speichern und Schließen" bestätigen. Der Termin wird dann in der Terminliste angezeigt.

Wunschtermin oder Fixtermin?

Ob ein Termin als feststehender Termin oder als Wunschtermin eingetragen wird, sehen Sie in der Spalte "Termintyp" und indem Sie in der Terminliste über die verlinkte Raumnummer (Spalte "Ort") in den Raum-Terminkalender wechseln:

Überschneidungen mit anderen Terminen (Terminkollisionen)

Gibt es zeitliche Überschneidungen mit anderen Terminen im selben Raum, wird nach dem Speichern des Termins das Fenster "Terminkollisionen gefunden" aufgerufen, in dem die Überschneidungen angezeigt werden. Klicken Sie auf den grünen Pfeil in der Spalte "Details", um genauere Informationen über den kollidierenden Termin, die Uhrzeit, Veranstaltung und den Ereignistyp etc. zu erhalten.
Soll der neu angelegte Termin trotz der Terminkollision eingetragen werden, haken Sie den Termin an und klicken Sie auf "Trotzdem eintragen". Sie sollten sich jedoch auch mit dem/der zuständigen Sachbearbeiter/in (bei verwalteten Räumen) bzw. mit der Person, die den Termin eingetragen hat, der mit Ihrem Termin kollidiert, in Verbindung setzen.
Welche Termintypen (Wunschtermine, feststehende Termine) trotz Kollision eingetragen werden dürfen, hängt vom Berechtigungsprofil ab, mit dem Sie den Termin buchen.

Status automatischer E-Mail-Benachrichtigungen einsehen

Status automatischer E-Mail-Benachrichtigungen einsehen

Über den Navigationslink 'Info zu Emailbenachrichtigung' im Fenster "Termine" können Sachbearbeiter/innen und Lehrende mit der Berechtigung für die Terminverwaltung einsehen, bei welchen Ereignissen (z.B. Terminerstellung, Terminabsagen u.ä.) welche Personengruppen (Vortragende, Sachbearbeiter/innen und Teilnehmer/innen) automatisch benachrichtigt werden.