Pädagogische Hochschule Vorarlberg    

Hilfeseite

Terminverwaltung in der Lehre

Terminverwaltung in der Lehre

LV-Terminverwaltung
Aufruf der Terminverwaltung, Bedeutung der Spalten
Verwalten von Terminserien
Möglichkeiten der Terminerstellung
Einzeltermine und Terminserien erstellen
Termine aus dem vorhergehenden Studienjahr übernehmen
Termine aus einer anderen LV-Gruppe derselben LV übernehmen
Termine einer LV-Gruppe in eine andere LV-Gruppe desselben Studienjahres kopieren
Bestehende Terminserie als Erstellungsvorlage verwenden
LV-Termine und Terminserien verschieben
Terminkollisionen und Warnverhalten des Systems
Zu LV-Terminen Termingründe und Unterrichtseinheiten erfassen
Äquivalente LV-Termine absagen oder löschen
Status automatischer E-Mail-Benachrichtigungen einsehen
Anzeige von LV-Terminen in persönlichen Terminkalendern
Massenbearbeitung von LV-Terminen
Suche nach freien Ressourcen
LV-Terminverwaltung

LV-Terminverwaltung

Diese Onlinehilfe behandelt die Terminverwaltung im Hinblick auf die Lehre, d.h., sofern Lehrveranstaltungs-Termine betroffen sind. Für Informationen über die Terminverwaltung weiterer Arten von Terminen siehe die jeweilige Online-Hilfe zu den Themen Raumbelegung, Terminkalender, persönlicher Terminkalender sowie zum Thema zentrale Terminverwaltung, Veranstaltungen, interne Weiterbildung.

Möglichkeiten der Terminverwaltung in der Lehre

Berechtigte Bedienstete (also Sachbearbeiter/innen und Lehrende) können in der Terminverwaltung der Lehre

Aufruf der Terminverwaltung, Bedeutung der Spalten

Aufruf der Terminverwaltung, Bedeutung der Spalten

Die LV-Termin-Verwaltung (Fenster "Termine") kann von berechtigten Sachbearbeitern und Lehrenden (Vortragende und Leiter, nicht Mitwirkende oder Betreuende) entweder für die gesamte Lehrveranstaltung oder für eine konkrete LV-Gruppe aufgerufen werden.

Die Terminverwaltung für die gesamte LV kann auf verschiedene Arten aufgerufen werden:

 

In der LV-Termin-Verwaltung werden die Termine aller LV-Gruppen angezeigt, sofern die Gruppen bereits Termine besitzen.

Die LV-Termin-Verwaltung für eine bestimmte LV-Gruppe kann aus der Gruppenliste (Fenster "Teilnehmerverwaltung – Gruppenliste") der betreffenden LV in der Zeile der jeweiligen LV-Gruppe über das Icon in der Spalte "Zeit Ort" aufgerufen werden:


Terminlisten: Spalten, Filtermöglichkeiten

Termine filtern: Über die Navigationslinks Termine: 'veröffentlicht' | 'gelöscht/abgelehnt' und 'alle' können Sie die Sicht auf die Termine filtern: ob alle, nur veröffentlichte (= aufrechte = gültige) oder nur gelöschte oder nur abgelehnte Termine angezeigt werden.

Die Spalten:

Spalte

Anmerkung

Tag

Wochentag, an dem der konkrete Termin jeweils stattfindet.

Datum

Tag, an dem der Termin stattfindet.

von, bis

Uhrzeit des Beginns und des Endes des Termins.

Ort

Raum, in dem der Termin stattfindet.

Ereignis

Ereignistyp. Beschreibt den Zweck des Termins. Es gibt im Bereich der Lehre fünf Ereignistypen: "Abhaltung", "Vorbesprechung", "Prüfung (geplant)", "Aufbau und Vorbereitung", "Nachbereitung". Welche davon in PH-Online verwendet werden, ist Sache zentraler Einstellungen. Für nähere Informationen zu den einzelnen Ereignis-Typen siehe unten, Abschnitt "Attribute von Einzelterminen und Terminserien".

Termintyp

"geplant", wenn es sich um einen Wunschtermin, "fix", wenn es sich um einen Fixtermin handelt. Nähere Informationen zu Fixterminen und Wunschterminen entnehmen Sie der Online-Hilfe zur Raumbelegung.

Hinweis: Für nähere Informationen zu den Termintypen siehe die Online-Hilfe zum Thema "Raumbelegung", Abschnitt "Allgemeines zur Terminverwaltung in Räumen".

Lerneinheit

Diese Spalte wird nur bei entsprechender zentraler Einstellung eingeblendet und zeigt Informationen über das Thema des jeweiligen Termins an.

Anmerkung

Informationen beliebiger Art zum Termin, die öffentlich (= allen Benutzer/innen) angezeigt werden.

Serie

Die Spalte wird nur spezifisch berechtigten Bediensteten angezeigt. Gehört der Termin zu einer Terminserie, so wird das durch einen Link über den Wert „S“ gekennzeichnet.

Hinweis: Beachten Sie, dass die Termine einer LV-Gruppe zu verschiedenen Terminserien gehören können bzw. dass einige Termine Einzeltermine sein können.

ZT

Die Spalte wird nur dann angezeigt, wenn die zentrale Terminverwaltung eingeschaltet ist. Mögliche Werte: "J", falls es sich um einen Termin handelt, der der zentralen Terminverwaltung unterworfen ist. Ist der Termin der zentralen Terminverwaltung entzogen, dann ist die Spalte leer.

Interne Bemerkung

Diese Spalte wird nur Lehrenden und Sachbearbeitern angezeigt, nicht den LV-Teilnehmer/innen.

Verwalten von Terminserien

Verwalten von Terminserien

Über den Link 'S' in der LV-Termin-Verwaltung können Sie die Definition der Terminserie (ind er Folge: "Seriendefinition") einsehen, der der jeweilige Einzeltermin angehört, bearbeiten oder als Vorlage für andere Terminserien verwenden (siehe unten, Abschnitt "Bestehende Terminserie als Erstellungsvorlage verwenden").
Beachten Sie, dass die mit 'S' gekennzeichneten Termine jeweils unterschiedlichen Serien angehören können. Welche Termine zur aufgerufenen Serie gehören, können Sie anhand der Liste unterhalb der Seriendefinition einsehen (in der Abb. rot umrandet):

Sie können hier

Möglichkeiten der Terminerstellung

Möglichkeiten der Terminerstellung

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, Termine für eine LV-Gruppe zu erfassen. Z.B. können Sie


Einzeltermine und Terminserien

Sie erstellen einen Einzeltermin, indem Sie in der Teilnehmerverwaltung der jeweiligen LV-Gruppe die Terminverwaltung aufrufen und über den Navigationslink 'neuen Einzeltermin erstellen' im Fenster "neuer Einzeltermin" die Attribute (siehe unten) erfassen.

Eine Terminserie erstellen Sie über den Navigationslink 'neue Terminserie'. Wählen Sie im Navigationsbereich aus, ob Sie eine tägliche (z.B. für Block-Lehrveranstaltungen) oder eine wöchentliche Terminserie erstellen (wenn die Abhaltungstermine der LV-Gruppe wöchentlich oder z.B. alle zwei Wochen, alle drei Wochen usw. stattfinden).


Wunschtermin oder Fixtermin?

Um festzustellen, ob der Termin bzw. die Terminserie, die Sie soeben erstellen, fixiert sein wird, wählen Sie im Datensatz des Termins den Raum aus oder geben den Raumcode ein und wechseln über 'Terminkalender anzeigen' in den Terminkalender des Raumes. Wenn hier der Navigationslink 'Kontaktperson anzeigen' eingeblendet ist, dann gibt es für den Raum eine Raumverwalterin, und der Termin wird als Wunschtermin erstellt. Wird der Link nicht angezeigt, so wird der Termin ein Fixtermin sein. (Auch Raumverwalter/innen wird der Termin angezeigt. Raumverwalter erstellen in ihren Räumen aber immer Fixtermine.)

Nachdem Sie den Termin bzw. die Terminserie erstellt haben, sehen Sie in der Spalte "Termintyp", ob es sich um Wunsch- oder Fixtermine handelt. Über Wunsch- und Fixtermine siehe die Online-Hilfe zur Raumbelegung.

Einzeltermine und Terminserien erstellen

Einzeltermine und Terminserien erstellen

Unbenanntes Dokument

Die Attribute von Einzelterminen und Terminserien

Attribut

Anmerkungen

Ereignis

Pflicht-Attribut, das für alle Benutzer/innen (auch Anonyme) angezeigt wird und den Ereignistyp des Termins erfasst. In dieser Auswahlliste werden nur die für die Lehre relevanten Ereignistypen angeboten:

  • "Abhaltung": Für Abhaltungstermine von Lehrveranstaltungen.
  • "Vorbesprechung": Für Termine, die für alle Teilnehmer aller LV-Gruppen der Lehrveranstaltung gelten.
  • "Prüfung (geplant)": Prüfungstermine werden nicht in der Lehre, sondern in der Prüfungsverwaltung erfasst. Mit Terminen dieses Ereignistyps können Sie aber einen Raum für den tatsächlichen Prüfungstermin reservieren. Sachbearbeiter/innen oder Lehrende können dann beim Erstellen der Prüfungstermine in der Prüfungsverwaltung auf diese reservierten Räume zurückgreifen.
  • "Aufbau u. Vorbereitung" und "Nachbereitung": Die Ereignistypen "Aufbau/Vorbereitung" und "Nachbereitung" werden verwendet, damit der Raum für Aufbau-/Umbau-/Abbauarbeiten (z.B. bei Laborexperimenten oder Präsentationen mit aufwendiger Technik) gebucht werden kann.
    Hinweis: Termine dieses Typs werden Studierenden in ihrem Terminkalender nicht angezeigt.

Ob in PH-Online alle diese Ereignistypen zur Auswahl stehen, hängt von zentralen Einstellungen ab.

Ort / Raumtyp und Auswahl

Die beiden Auswahllisten sind miteinander verknüpft. "Raumtyp" wirkt als Filter für die in "Auswahl" angebotenen Elemente. D.h., wenn Sie als Raumtyp "Hörsaal" wählen, werden in der Auswahlliste "Auswahl" nur Hörsäle angeboten.

In manchen Fällen, z.B. bei Exkursionen, ist es erforderlich, externe Orte anzugeben. Wählen Sie in diesem Fall zuerst z.B. den Raumtyp "Externe Orte" und danach einen passenden Eintrag aus der Auswahlliste. Bei Bedarf können Sachbearbeiter/innen mit entsprechender Berechtigung in der Applikation RIS (Räume) die Auswahlliste um weitere Elemente erweitern.

Für nähere Informationen zu Räumen siehe die Online-Hilfe zum Thema "Raumbelegung", Abschnitt "Angaben zu Räumen in der Raumbelegungsliste".

Ort / Raumcode

Optional. Wenn Sie den Raumcode kennen, können Sie mit ihm direkt nach dem Raum suchen. Um herauszufinden, ob der gewünschte Raum zum gewünschten Termin frei ist, wählen Sie den Raum aus oder geben den Raumcode ein und wechseln über 'Terminkalender anzeigen' in den Terminkalender des Raumes.

Über den Link 'Terminkalender' gelangen Sie in den Terminkalender des jeweiligen Raumes, in dem Sie die Belegung des Raumes einsehen können. Siehe die Online-Hilfe zum Thema "Terminkalender".

Gruppe

Hier wählen Sie die LV-Gruppe aus, für die Sie den Einzeltermin bzw. die Terminserie erstellen. Lehrende können nur solche Gruppen auswählen, für deren Lehrveranstaltung sie einen Lehrauftrag haben.

Lehrveranstaltung

Der Link führt in die LV-Detailansicht der zugehörigen Lehrveranstaltung.

Vortragender

Das Attribut wird nur bei entsprechenden zentralen Einstellungen angezeigt. Hier können Sie einzelnen Terminen oder in einem Schritt der Terminserie (= jedem einzelnen Termin der Serie) Vortragende oder auch andere Personen zuordnen. Bei der Zuordnung findet keinerlei Prüfung auf Beschäftigungsverhältnis, Abgeltungstyp oder Organisationszugehörigkeit statt. Die Person muss nur im System erfasst worden sein. Sie können hier auch Planstellen zuordnen.

Lerneinheit

Ob dieses Attribut angezeigt wird, hängt von zentralen Einstellungen ab. Benutzer/innen können hier Informationen über das an dem Termin behandelte Thema erfassen. Das Feld kann mit der nötigen Berechtigung jederzeit im Nachhinein bearbeitet werden.

Zeit

Beginn- und Endezeit des jeweiligen Termins.

Frequenz

Das Attribut wird nur bei Terminserien eingeblendet. Jede/alle [ ] am [ ]: Bei wöchentlichen Terminserien (eine Abhaltungseinheit pro Woche) erfassen Sie den Wert "1" (oder lassen das Feld leer), bei zweiwöchigen Terminserien (Abhaltungen jede zweite Woche) den Wert "2", für dreiwöchige Terminserien (Abhaltungen jede dritte Woche) "3" usw. In der Auswahlliste wählen Sie den Wochentag, an dem die Abhaltungen jeweils stattfinden werden.

Jeden/Alle [ ]. Tag(e): Das Attribut wird nur für tägliche Terminserien (Block-Lehrveranstaltungen) eingeblendet. Erfassen Sie den Wert "1" oder lassen Sie das Feld leer für tägliche Abhaltungen (jeweils montags bis freitags, ausgenommen die LV-freien Tage) bzw. den Wert "2" z.B. für die Serie jeweils montags und mittwochs, freitags und montags, mittwochs und freitags usw.

Serienbeginn, Serienende

Erfassen Sie hier Beginn und Ende der Zeitspanne (jeweils Datumswerte), in die die Termine fallen, oder legen Sie mit dem Attribut Serienende nach n Terminen fest, nach wie vielen Terminen die Serie endet.

Eintragen auch an LV-freien Tagen

Bei aktivierter Checkbox erstellt das System Termine auch an lehrveranstaltungsfreien Tagen (also auch an Feiertagen, Samstagen und Sonntagen). Für nähere Informationen zur Erfassung LV-freier Tage siehe die Online-Hilfe zur Raumbelegung.

Hinweis: Wenn Sie die Terminerstellung an LV-freien Feiertagen unterbinden (Checkbox deaktiviert), im jeweiligen Semester viele Feiertage vorkommen und Sie für die Serie eine bestimmten Anzahl an Terminen festsetzen ("Serienende nach n Terminen"), dann wird die Terminserie unter Umständen über die Semestergrenze hinaus im Folgesemester weitergeführt.

Zu LV-freien Tagen siehe die Online-Hilfe zum Thema "Raumbelegung", Abschnitt "Terminverwaltung – Ferien, Feiertage und LV-freie Tage".

Zentral verwalteter Termin

Diese Checkbox wird nur angezeigt, wenn in Ihrem System die zentrale Terminverwaltung aktiviert ist (zentrale Eiinstellung) und wenn Sie die Berechtigung zur zentralen Terminverwaltung besitzen. Bei aktivierter Checkbox ist der Termin der zentralen Terminverwaltung unterworfen, die die Berechtigungen der Lehrenden und Sachbearbeiter/innen auf diesen Termin ganz oder für eine bestimmte Zeitspanne übersteuert; ist die Checkbox deaktiviert, gelten die üblichen Berechtigungen der Lehrenden auf den Termin bzw. auf die Terminserie.

Unterrichtseinheiten

Dieses Attribut wird nur bei entsprechenden zentralen Einstellungen angezeigt und wenn in Ihrem System entweder statt SSt Unterrichtseinheiten oder zusätzlich zu SSt auch Unterrichtseinheiten auf Terminebene erfasst werden können. Die erfassten Werte werden allen Benutzer/innen (auch anonymen) angezeigt.

Zusatzfeld 1, Zusatzfeld 2

Beide Attribute werden nur bei entsprechenden zentralen Einstellungen angezeigt und können als weitere Informationsfelder verwendet werden. Sie werden allen Benutzer/innen (auch anonymen) angezeigt.

Anmerkung

Textfeld für Anmerkungen zum Termin. Sichtbar für Lehrende, Sachbearbeiter und Studierende. Z.B. Informationen über Vorbesprechungen, Anwesenheitspflicht oder Ort, an dem der Termin stattfindet (z.B. bei Exkursionen).

Interne Bemerkung

Dieses Attribut wird nur berechtigten Lehrenden und Sachbearbeitern angezeigt, nicht LV-Teilnehmern. Max. Zeichenanzahl: 100.

Termine aus dem vorhergehenden Studienjahr übernehmen

Termine aus dem vorhergehenden Studienjahr übernehmen

Über den Navigationslink 'alle Termine aus dem alten Studienjahr übernehmen' im Fenster "Termine" kopieren Sie Termine von LV-Gruppen der LV mit identischer LV-Nummer des vorangegangenen Studienjahres in LV-Gruppen der Lehrveranstaltung des aktuellen Studienjahres. (Beim Kopieren wird nur auf Gleichheit der LV-Nummer geprüft und nicht, ob es sich um gleiche LVs im Sinne der Stellung im Studienplan handelt.)

Hinweis: Diese Art der Terminerstellung setzt voraus, dass es zur aufgerufenen LV-Gruppe eine Lehrveranstaltung mit identischer LV-Nummer im alten Studienjahr gibt.

Gibt es eine LV mit derselben Nummer, so müssen Sie im Fenster "Termine aus dem vorhergehenden Studienjahr kopieren" folgende Einstellungen vornehmen:

Zielgruppe: Wählen Sie die Gruppe aus, in die die Termine der alten LV-Gruppe kopiert werden. Sind noch keine weiteren LV-Gruppen erstellt, so können Sie als Zielgruppe nur die Standardgruppe "Lehrveranstaltung" auswählen.

Mit der Checkbox "n Terminserie(n)" legen Sie fest, welche Terminserien tatsächlich in die neue Gruppe kopiert werden.

Sie können die Serientermine als Einzeltermine erstellen lassen, dann werden eventuell vorhandene gelöschte oder abgesagte Termine der alten Gruppe nicht miterstellt. Oder Sie legen fest, dass die Termine als Serie samt abgesagten und gelöschten Terminen dieser Serie in die neue Gruppe kopiert werden und dann gegebenenfalls auch als Serie bearbeitet werden können.

Weiterhin können Sie festlegen, ob nur Fixtermine oder auch alle geplanten Prüfungstermine mitkopiert werden und ob Termine auch an LV-freien Tagen erstellt werden.

Nach dem Kopiervorgang erhalten Sie detaillierte Informationen zu den neu erstellten Terminen:

Warnverhalten bei raumbedingter Terminkollision:

 

Termine aus einer anderen LV-Gruppe derselben LV übernehmen

Termine aus einer anderen LV-Gruppe derselben LV übernehmen

Um für eine LV-Gruppe ("Zielgruppe") die Termine einer anderen Gruppe ("Quellgruppe") derselben Lehrveranstaltung zu übernehmen, navigieren Sie in die Terminverwaltung der Zielgruppe. Über den Navigationslink 'alle Termine aus anderer Gruppe' gelangen Sie ins Fenster "Ort / Zeit der Lehrveranstaltung – Terminübernahme":

Hier erfassen Sie folgende Attribute:

Auswahlliste "Gruppenauswahl": Wählen Sie hier die Quellgruppe (d.i. jene, deren Termine Sie übernehmen wollen. Es stehen hier nur LV-Gruppen derselben Lehrveranstaltung zur Verfügung.
Checkbox "Raumauswahl": Bei aktivierter Checkbox werden auch die zugeordneten Räume mitkopiert. Falls Sie im unteren Bereich einen Raum ausgewählt haben, wird diese Auswahl ignoriert. Lassen Sie die Checkbox leer, dann können Sie im unteren Bereich nach einem bestimmten Raum suchen und ihn dem Termin zuordnen.

Möglichkeiten und Einschränkungen dieser Kopierart:

 

Termine einer LV-Gruppe in eine andere LV-Gruppe desselben Studienjahres kopieren

Termine einer LV-Gruppe in eine andere LV-Gruppe desselben Studienjahres kopieren

Um einzelne oder alle Termine einer LV-Gruppe (Quellgruppe) auf eine andere Gruppe (Zielgruppe) innerhalb desselben Studienjahres zu kopieren, wechseln Sie ins Fenster "Termine" der Quellgruppe, wählen die zu kopierenden Termine aus (Checkboxen) und klicken auf die Schaltfläche "Kopieren". Im Fenster "Termine kopieren", können Sie nach der Zielgruppe suchen:

Suchen Sie nach der Lehrveranstaltung im betreffenden Semester. Suchkriterien: Nummer, LV-Titel, Gruppenname oder Name des Vortragenden oder Mitwirkenden. Sie können die Treffer auf das WS oder SS beschränken und nach LV-Nummer oder LV-Titel sortieren.

Im unteren Bereich des Fensters werden alle LV-Gruppen gelistet, die den verwendeten Suchkriterien entsprechen:

Durch Aktivieren der jeweiligen Checkboxen wählen Sie die Ziel-LV-Gruppen aus. Erfassen oder ändern Sie bei Bedarf weitere Kopieroptionen:

Besitzt die Zielgruppe bereits Termine, dann können Sie festlegen, ob diese gelöscht oder beibehalten werden. Bei Bedarf können Sie nach dem Kopiervorgang die Termine der Zielgruppe immer noch bearbeiten.

Hinweis: Wenn Sie die Checkbox "bestehende Termine der Zielgruppen löschen?" aktivieren, dann werden die bestehenden Termine der Zielgruppe gelöscht, auch wenn der Kopiervorgang keine Terminkollisionen verursachen würde.

Die Terminattribute (Beginn und Ende der einzelnen Termine, Datum, ob auch Termine an LV-freien Tagen erstellt werden) können Sie vor dem Kopieren an Ihre Erfordernisse anpassen.

Möglichkeiten und Einschränkungen dieser Kopierart:

 

Bestehende Terminserie als Erstellungsvorlage verwenden

Bestehende Terminserie als Erstellungsvorlage verwenden

In manchen Fällen, z.B. wenn

ist es praktisch, für die Gruppe eine neue Terminserie auf Basis der Seriendefinition der alten Terminserie zu erstellen und einzelne Attribute an die neuen Gegebenheiten anzupassen.
Navigieren Sie über die zugehörige Lehrveranstaltung in die Terminverwaltung der jeweiligen LV-Gruppe.

Sind die Termine der Gruppe gelöscht worden, so schalten Sie die Anzeige der Termine im Navigationsbereich auf 'gelöscht/abgelehnt' oder auf 'alle', damit die gelöschten Termine wieder angezeigt werden.

Über den Link 'S' in der Spalte "Serie" gelangen Sie ins Fenster "Terminserie":

Im unteren Bereich werden alle Termine der Serie angezeigt – auch die gelöschten. Über den Navigationslink 'neue Terminserie' erstellen Sie eine neue Terminserie mit den Attributen der ursprünglichen Serie als Vorschlagswerte:

Hinweis: Achten Sie darauf, welche Termine von der Aktion betroffen sind – vor allem dann, wenn es mehrere Terminserien in einer Gruppe gibt (d.h., wenn die Termine einer Gruppe zu unterschiedlichen Terminserien gehören).

Möglichkeiten und Einschränkungen dieser Kopierart:

 

LV-Termine und Terminserien verschieben

LV-Termine und Terminserien verschieben

Einzeltermine verschieben

Um einen Einzeltermin zu verschieben, navigieren berechtigte Bedienstete in den zu verschiebenen Termin der jeweiligen LV-Gruppe. Über die Schaltfläche "verschieben" wechseln Sie ins Fenster "Termin verschieben", wo Sie den Termin zeitlich sowie räumlich verschieben können:

Zeitliches Verschieben: Bearbeiten Sie das Attribut "Datum" und/oder die Beginn- und Endezeit des Termins.

Räumliches Verschieben: Ordnen Sie dem Termin einen anderen Raum zu.

Erfassen Sie, falls gewünscht, eine Anmerkung oder eine interne Bemerkung (oder beides), entscheiden Sie, ob der Termin auch an einem LV-freien Tag erstellt werden darf und verschieben Sie den Termin.

Eigenschaften dieses Vorganges:

 

Terminserien löschen und neu erstellen

Um eine Terminserie mit geänderten Attributen zu löschen und neu zu erstellen, wechseln Sie in einen beliebigen Termin der Terminserie (Spalte "S"). Im unteren Bereich werden die Termine der gewählten Terminserie angezeigt.

Über "Löschen+Erstellen" gelangen Sie ins Fenster "neue Terminserie", in dem Sie analog zum Verschieben von Einzelterminen die gewünschten Attribute bearbeiten können. Um Terminkollisionen zu vermeiden, können Sie über den Link 'Suche freie Räume' nach freien Räumen suchen.

Erfassen Sie, falls gewünscht, eine Anmerkung oder eine interne Bemerkung (oder beides), entscheiden Sie, ob die Termine auch an LV-freien Tagen erstellt werden dürfen und löschen und speichern Sie die neue Terminserie.

Hinweis: Beim Löschen und Neuerstellen von Terminserie geht die Historie der ursprünglichen Termine verloren.

 

Terminkollisionen und Warnverhalten des Systems

Terminkollisionen und Warnverhalten des Systems

Es gibt zwei Arten von Terminkollisionen: Terminüberschneidungen im selben Raum und Terminüberschneidungen bei Pflicht-Lehrveranstaltungen im selben Semester eines Studiums.


Terminüberschneidungen im selben Raum

Zwei Veranstaltungen (LVs oder andere Veranstaltungen) sollen zur selben Zeit im selben Raum stattfinden. Ob das System eine Kollisionswarnung ausgibt, hängt von der Art der Terminerstellung ab (siehe unten den Abschnitt "Warnverhalten des Systems bei raumbedingten Terminkollisionen").
Welche Möglichkeiten Sie im Falle einer Kollisionswarnung haben, hängt erstens von zentralen Einstellungen ab und zweitens davon, ob der jeweilige Raum einen Raumverwalter besitzt.

Im Fall von Räumen ohne Raumverwalter können folgende zentrale Einstellungen wirken:

Diese Einstellungsmöglichkeiten sind, soweit sie einander nicht widersprechen, flexibel kombinierbar: Es kann jeweils nur eine dieser Regeln wirken oder mehrere. Des Weiteren kann bei Räumen mit Raumverwalter eine andere Kombination dieser Regeln wirken als bei Räumen ohne Raumverwalter.


Terminüberschneidungen bei Pflicht-Lehrveranstaltungen im selben empfohlenen Semester eines Studiums

Zwei Pflicht-Lehrveranstaltungen müssen gemäß Studienplan im selben Semester absolviert werden, werden aber gleichzeitig abgehalten, daher können Studierende die beiden LVs nicht im selben Semester absolvieren. Wenn Sie versuchen, einen Termin oder eine Terminserie zu speichern und dabei eine Terminkollision dieser Art verursachen würden, hängt es erstens von zentralen Einstellungen und zweitens von der Art der Terminerstellung ab, ob Sie das System warnt. Speichern ist jedoch möglich.


Warnverhalten bei raumbedingten Terminkollisionen

 

Warnverhalten bei studienplanbedingten Terminkollisionen

Es hängt einerseits von zentralen Einstellungen und andererseits von der Art der Terminerstellung ab, ob das System vor Terminkollisionen warnt, die durch Empfehlungen in Studienplänen verursacht sind. Wenn das System warnt, dann warnt es bei den gleichen Terminerstellungsarten, in denen es auch bei raumbedingten Kollisionen warnt (siehe oben). Im Gegensatz zu raumbedingten Terminkollisionen ist jedoch das Speichern immer möglich.

 

Zu LV-Terminen Termingründe und Unterrichtseinheiten erfassen

Zu LV-Terminen Termingründe und Unterrichtseinheiten erfassen

Bei entsprechenden zentralen Einstellungen können Benutzer/innen beim Erstellen neuer Termine oder Terminserien Unterrichtseinheiten ("UEs") und ggf. (je nach zentraler Einstellung) auch Erstellungsgründe erfassen:

Das Attribut "Erstellungsgründe" ist für sich genommen optional. Wird es erfasst, dann müssen aber auch Unterrichtseinheiten erfasst werden. Umgekehrt muss auch ein Erstellungsgrund erfasst werden, wenn Unterrichtseinheiten eingegeben werden.

Welche Erstellungsgründe in der Auswahlliste angeboten werden, wird durch zentrale Einstellungen festgelegt. Wurde beim Erstellen des jeweiligen Termins bzw. der Terminserie ein Erstellungsgrund erfasst, so muss beim Absagen oder Löschen dieses Termins bzw. dieser Terminserie auch ein Absage- bzw. Löschgrund ausgewählt werden.

Um einen Einzeltermin abzusagen, wechseln Sie in der Terminliste über die Datum-Spalte in die Termindetails und gelangen über die Schaltfläche "Absagen" bzw. "Löschen" in ein modales Fenster, in dem Sie den Absage- bzw. Löschgrund, die abgesagten UEs und die abgehaltenen UEs eintragen müssen:

Um mehrere oder alle Termine einer LV-Gruppe mit Termingründen abzusagen oder zu löschen, markieren Sie zuerst die jeweiligen Termine in der Terminliste und wechseln dann über die entsprechende Schaltfläche in ein modales Fenster, in dem Sie den jeweiligen Absage- oder Löschgrund für einzelne Termine oder für alle Termine denselben Grund erfassen können (letzteres über die Auswahlliste "Absagegrund" bzw. "Löschgrund" im Spaltenheader):

Hinweis: Bei bestimmten zentralen Einstellungen darf die Summe der abgehaltenen und der abgesagten/gelöschten Unterrichtseinheiten nicht größer als die zum Termin eingetragenen Unterrichtseinheiten sein. Wird diese Regel verletzt, dann gibt das System eine Fehlermeldung aus und verhindert das Speichern.

Äquivalente LV-Termine absagen oder löschen

Äquivalente LV-Termine absagen oder löschen

Äquivalente LV-Termine

Zwei oder mehrere LV-Gruppen derselben LV oder unterschiedlicher Lehrveranstaltungen im selben Semester besitzen äquivalente Termine, wenn die Termine der Quellgruppe  (d.i. diejenige, in der die Absage- oder Löschoperation durchgeführt wird) und die der anderen Gruppe(n) (= Zielgruppen) jeweils

Sind also der Quellgruppe mehrere Vortragende oder Leiter zugeordnet, so müssen in allen Zielgruppen genau diese Vortragenden und/oder Leiter/innen zugeordnet sein.

Eventuell weitere den Zielgruppen zugeordnete Vortragende oder Leiter werden bei der Überprüfung dieser Bedingung nicht berücksichtigt, wenn sie nicht auch der Quellgruppe zugeordnet sind. Eventuell zugeordnete Mitwirkende oder Betreuer/innen werden bei der Überprüfung ebenfalls nicht berücksichtigt. – Wichtig ist nur, dass alle der Quellgruppe zugeordneten Vortragenden und Leiter auch den Zielgruppen zugeordnet sind.


Anwendungsfälle

Konkrete Beispiele solcher gleichzeitiger Abhaltungen im selben Raum  (diese Abhaltungen müssen im System nicht als gemeinsame Abhaltungen definiert sein) gibt es z.B. an Kunstuniversitäten mit Einzelunterricht (eine LV-Gruppe besitzt nur einen LV-Teilnehmer; eine LV besitzt meist viele LV-Gruppen). Szenario: Eine LV mit zehn Einzelgruppen. Jede zweite Woche finden die Abhaltungen aller Gruppen gleichzeitig im selben Raum statt (Termin gilt für alle Teilnehmer/innen aller Gruppen). Fällt solch ein Sammeltermin aus (z.B. im Krankheitsfall des Lehrenden), so müsste der jeweilige äquivalente Termin in allen zehn LV-Gruppen einzeln abgesagt bzw. gelöscht werden.

Mit dem Programmfeature "äquivalente Termine absagen/löschen" können berechtigte Bedienstete einige oder alle äquivalenten Termine in einem Schritt absagen oder löschen.


Äquivalente LV-Termine absagen/löschen

Navigieren Sie in die Terminliste der Quellgruppe:

Wählen Sie die LV-Termine aus, deren Äquivalente Sie in den anderen LV-Gruppen absagen oder löschen wollen. Über die Schaltfläche "äqui. Absagen/Löschen" wechseln Sie in das Folgefenster "äquivalente Termine verändern", in dem Sie nach LV-Gruppen mit äquivalenten Terminen suchen.

Hinweis: Die Schaltfläche "äqui. Absagen/Löschen" wird nur bei entsprechender zentraler Einstellung angezeigt.

Im unteren Bereich werden die ausgewählten Termine angezeigt, im oberen Bereich legen Sie das Suchkriterium fest (LV-Nummer, LV-Titel, Name der LV-Gruppe oder Name des der Zielgruppe zugeordneten Vortragenden oder Mitwirkenden).

Als Suchzeitraum legen Sie das gewählte Semester oder das Studienjahr fest.

Suche nach Vortragenden/Mitwirkenden: Sie können bei der Suche nach Gruppen mit bestimmten zugeordneten Vortragenden und/oder Mitwirkenden flexibel vorgehen. Der Suchmechanismus unterstützt bis zu zwei Suchbegriffe (weitere Suchbegriffe werden ignoriert):

Beispiel: Die Suchbegriffe seien "Ba" und "Cla" (jeweils ohne Anführungszeichen). Es werden LV-Gruppen mit zugeordneten Vortragenden oder Mitwirkenden, in deren Nachnamen "Ba" und in deren Vornamen "Cla" vorkommt (z.B. "Bauer Clarissa", "Baumgartner Claudius" etc.).

Wenn LV-Gruppen gefunden werden, dann wählen Sie die Zielgruppen aus, deren äquivalente Termine Sie absagen oder löschen wollen. Wenn Sie (wie in folgender Abb.) auch die Quellgruppe auswählen, dann werden auch deren Termine abgesagt/gelöscht.

Optional können Sie im Textfeld "opt. Anmerkung" einen Informationstext erfassen, der in der automatisch versandten E-Mail an die Studierenden in die Nachricht mitübernommen wird.

Mit der entsprechenden Schaltfläche starten Sie den Absage- bzw. Löschvorgang. Das System überprüft, ob die gewählten LV-Gruppen zu den ausgewählten Terminen äquivalente Termine besitzen, führt im positiven Fall die gewählte Operation aus und gibt eine entsprechende Meldung aus:

Besitzen die gewählten Gruppen keine äquivalenten Termine, so informiert das System darüber, dass keine äquivalenten Termine gelöscht wurden:

 

Status automatischer E-Mail-Benachrichtigungen einsehen

Status automatischer E-Mail-Benachrichtigungen einsehen

Über den Navigationslink 'Info zu Emailbenachrichtigung' im Fenster "Termine" können Sachbearbeiter/innen und Lehrende mit der Berechtigung für die Terminverwaltung einsehen, bei welchen Ereignissen (z.B. Terminerstellung, Terminabsagen u.ä.) welche Personengruppen (Vortragende, Sachbearbeiter/innen und Teilnehmer/innen) automatisch benachrichtigt werden.

 

Anzeige von LV-Terminen in persönlichen Terminkalendern

Anzeige von LV-Terminen in persönlichen Terminkalendern

LV-Termine in Terminkalendern von Lehrenden

Wann genau welche LV-Termine in den persönlichen Terminkalendern (Aufruf aus der Visitenkarte) von Lehrenden angezeigt werden, hängt von folgenden Faktoren ab:

Im Folgenden ist eine LV mit einer aktivierten Standardgruppe und mehreren LV-Gruppen vorausgesetzt.

1. Ist eine Person (es muss sich nicht um eine/n Lehrende/n handeln) einem oder mehreren Terminen einer Gruppe der LV zugeordnet, so gilt:

a) Die Person sieht in jedem Fall alle Termine, denen sie zugeordnet ist.

b) Exklusivitätsregel 1: Allen anderen Lehrenden werden diese Termine im Terminkalender nicht angezeigt – gleichgültig, ob sie der LV zugeordnet sind, ob sie der LV-Gruppe zugeordnet sind und gleichgültig, ob es sich um eine weitere LV-Gruppe oder um die Standardgruppe handelt. Diese Regel übersteuert also alle weiteren Anzeigebedingungen. (Personen, die einem Termin zugeordnet sind, schnappen allen anderen Lehrenden den Termin weg.)

2. Wenn keinem Termin der LV-Gruppe eine Person zugeordnet ist, dann gilt für weitere LV-Gruppen (nicht für Standardgruppen!) die Exklusivitätsregel 2: Ist ein Lehrender (Lehrfunktion gleichgültig) der Gruppe zugeordnet, so sieht nur diese/r Lehrende die Termine dieser LV-Gruppe, alle anderen Lehrenden sehen diese Termine nicht, auch wenn sie der LV zugeordnet sind.

3. Wenn einer weiteren LV-Gruppe keine Lehrenden zugeordnet sind (Lehrfunktion gleichgültig) und auch den Terminen der Gruppe keine Personen zugeordnet sind, dann werden die Termine der Gruppe allen Lehrenden angezeigt, die der betreffenden LV zugeordnet sind.

4. Wenn keinem Termin einer Standardgruppe eine Person zugeordnet ist, dann wird allen Lehrenden, die der Standardgruppe zugeordnet sind, die Termine angezeigt -- und zugleich auch allen Lehrenden, die der LV selbst zugeordnet sind (denn Lehrende, die einer LV zugeordnet sind, sind immer auch der Standardgruppe dieser LV zugeordnet).

 


LV-Termine in Terminkalendern von Studierenden

1. Studierende sehen in ihrem Terminkalender nur Termine von weiteren LV-Gruppen, zu denen sie angemeldet sind. In jedem Fall sehen sie die Termine, wenn sie für die Gruppe auf der Teilnehmerliste eingetragen sind. Ob sie die Termine auch sehen, wenn sie nur auf der Warteliste eingetragen sind, hängt von ihren persönlichen Einstellungen im Terminkalender (siehe dazu die Online-Hilfe zum persönlichen Terminkalender) und von zentralen Einstellungen ab.

2. Studierende sehen alle Termine der Standardgruppe, wenn sie zu einer beliebigen weiteren LV-Gruppe derselben LV angemeldet sind. (Sie müssen dazu nicht zur Standardgruppe angemeldet sein.)

3. Studierende sehen keine Termine der Ereignistypen "Prüfung (geplant)", "Aufbau und Vorbereitung" sowie "Nachbereitung". Termine aller anderen Ereignistypen der Lehre werden in ihrem Terminkalender angezeigt.

4. Die Zuordnung von Lehrenden zu LVs, zu LV-Gruppen oder zu LV-Terminen wirkt sich auf die Anzeige von Terminen im persönlichen Terminkalender von Studierenden nicht aus.

Hinweis: Für nähere Informationen siehe auch die Online-Hilfe zum Thema "Persönlicher Terminkalender".

Massenbearbeitung von LV-Terminen

Massenbearbeitung von LV-Terminen

Diese Funktionalität bietet Ihnen die Möglichkeit, eine oder mehrere Termineigenschaften an einer Vielzahl von LV-Terminen, die Sie über Filter gezielt auswählen können, gleichzeitig zu ändern. Drei Wege führen zur Massenbearbeitung:

Gehen Sie wie folgt vor:

In den ersten beiden Fällen führen Sie nach Anklicken von 'Termine Massenbearbeitung' die Arbeitsschritte 1-3 durch. Die Termine, die Sie einer Massenbearbeitung unterziehen können, sind dann bereits auf die Menge jener LV-Termine eingeschränkt, die aktuell in der LV-Liste angezeigt werden, aus der Sie die Massenbearbeitung aufgerufen haben und die Sie aufgrund Ihrer Berechtigungen tatsächlich bearbeiten dürfen. Im dritten Fall überspringen Sie die ersten beiden Schritte und gehen direkt zu Schritt 3. Für eine gleichzeitige Bearbeitung können im dritten Fall nur die Termine der jeweiligen LV herangezogen werden.

Schritt 1: Suchkriterien definieren/Termine filtern
Sie können die Menge der bearbeitbaren Termine weiter einschränken, indem Sie über die Filter der Suchmaske Suchkriterien definieren, z.B. alle oder einzelne LVs/LV-Gruppen, Datum von/bis, letzte Änderung, etc. Die gewählten Suchkriterien werden vom Programm logisch mit UND verknüpft, d.h. es werden nur jene LV-Termine gefunden, die alle von Ihnen gewählten Kriterien erfüllen. Starten Sie die Suche durch Verwenden der Schaltfläche "Suchen". Wenn Sie keine Suchkriterien ausgewählt bzw. eingegeben haben, werden alle Termine gefunden, die auch in der Terminliste angezeigt werden. Wenn kein Termin den von Ihnen gewünschten Kriterien entspricht bleibt die Ergebnisliste leer.

Schritt 2: Zu bearbeitende LV-Termine aus Suchergebnis auswählen
Wählen Sie nun im Suchergebnis anhand der Checkbox, die bei jedem LV-Termin zur Verfügung steht, die zu bearbeitenden Termine aus. Wenn Sie alle oder eine überwiegende Mehrheit der Termine wählen möchten, empfehlen wir die Checkbox "alle wählen" (am Ende der Liste) zu verwenden, wodurch bei allen Terminen der Liste die Checkbox markiert wird. Einzelne Termine können Sie dann durch Entfernen des Hakens von der Bearbeitung ausschließen. Wenn Sie bei allen markierten Terminen die Auswahl wieder zurücknehmen wollen, verwenden Sie die Checkbox "alle wählen". Nachdem Sie jene Termine ausgewählt haben, die Sie einer gemeinsamen Bearbeitung unterziehen wollen, können Sie anhand der verfügbaren Schaltflächen folgende Bearbeitungsoptionen aufrufen:

Welche Schaltflächen angeboten werden, hängt von den zentralen Einstellungen an Ihrer Universität/Hochschule ab. Wenn Sie eine der beiden Schaltflächen für Bearbeiten wählen, öffnet sich das Fenster "Termine Massenbearbeitung".

Schritt 3: Gewählte Termine bearbeiten
Setzen Sie im Fenster "Termine Massenbearbeitung" bei jeder Termineigenschaft, die Sie einer gemeinsamen Bearbeitung unterziehen möchten, einen Haken und tragen Sie die Änderungen ein: Verwenden Sie z.B. das Bearbeitungssymbol bei "Vortragende/r" um allen gewählten LV-Terminen oder LV-Gruppenterminen ein und denselben Vortragenden zuzuordnen. Speichern Sie dann die Änderung mit "Ändern". Welche Termineigenschaften zur gemeinsamen Bearbeitung angeboten werden, hängt von den zentralen Systemeinstellungen an Ihrer Universität/Hochschule ab.

Um eine Anmerkung/interne Bemerkung zu löschen bzw. wieder rückgängig zu machen, wählen Sie den/die Termine erneut aus, löschen im Massenbearbeitungsfenster die Eingaben in den jeweiligen Feldern und bestätigen die Änderungen mit "Übernehmen".

Suche nach freien Ressourcen

Suche nach freien Ressourcen

Die Anwendung "Suche freie Räume" ermöglicht die Suche nach freien Terminen in Räumen bzw. Ressourcen an der PH Vorarlberg. Dies sind Termine, die sich weder mit bereits eingegebenen Wunschterminen (geplanten Terminen) noch mit feststehenden Terminen überschneiden (Terminkollisionen mit Wunschterminen können in "Sonstige Optionen" erlaubt werden). Zu beachten ist, dass Sie eine eingeschränkte Sicht auf die Ressourcen an der PH Vorarlberg erhalten; Sie können nur jene wählen, bei denen Sie ein gültiges Berechtigungsprofil besitzen.

Nach Eingabe der Suchkriterien und Betätigen der Schaltfläche "Suche" werden im unteren Bereich des Fensters alle Ressourcen dargestellt, die die angegebenen Suchkriterien erfüllen.

Wenn für ein bestimmtes Ereignis (Lehrveranstaltung, Prüfung, Weiterbildungskurs etc.) freie Termine in einer oder mehreren Ressourcen gefunden werden, ist ein automatischer Eintrag einzelner Termine oder einer Terminserie in das Terminerstellungsfenster möglich.

Hinweis: Zu einzelnen Feldern sind Informationen hinterlegt, die durch Bewegen des Mauszeigers über die blauen Info-Icons angezeigt werden.

 

Einstellen der Suchkriterien

Zur Suche stehen zwei Suchmodi zur Verfügung, die Sie im Feld "Uhrzeit" auswählen können:

Unabhängig vom Suchmodus stehen folgende Filterkriterien zur Auswahl:

Ressource
Die ressourcen- bzw. ortsspezifischen Filterkriterien sind hierarchisch miteinander verknüpft und schränken die Ressourcensuche von "Organisation" abwärts Schritt für Schritt weiter ein:

Organisation Schränkt die Suche auf die Ressourcen einer bestimmten Organisation ein
Kategorie Schränkt die Suche auf eine bestimmte Ressourcenkategorie, z.B. Raum oder EDV-Geräte, ein. Zu beachten ist, dass von den ortsspezifischen Kategorien nur Einträge der Kategorie "Raum" (z.B. Hörsäle, Seminarräume) angezeigt werden; alle anderen ortsspezifischen Kategorien, z.B. externe Orte/Organsationen, werden nicht angeboten, da diese terminlich in anderen Systemen verwaltet werden und somit Informationen für die Überprüfung von Terminüberschneidungen fehlen.
Gebäudebereich Nur wählbar, wenn Kategorie "Raum" ausgewählt; schränkt die Suche des gewählten Raumtyps (z.B. Hörsaal) auf einen gewissen Gebäudebereich ein
Gebäude Nur wählbar, wenn Kategorie "Raum" ausgewählt; schränkt die Suche auf die Gebäude, die dem gewählten Gebäudebereich zugeordnet sind, ein.
Sitzplätze Nur wählbar, wenn Kategorie "Raum" ausgewählt; schränkt die Suche zusätzlich auf Räume ein, die eine gewisse Mindest-Sitzplatzanzahl aufweisen.
Achtung! Verwenden Sie dieses Suchkriterium nur dann, wenn die Sitzplatzanzahl für Räume in PH-Online zuverlässig eingetragen und gewartet wird. Die Raumsuche findet bei angegebener Mindest-Sitzplatzanzahl nur jene freien Räume, bei denen die Anzahl der Sitzplätze eingetragen ist. Freie Räume ohne Sitzplatzeintrag werden nicht gefunden!

Einzeltermin oder Terminserie (siehe unten)

Sonstige Optionen

LV-frei Wenn Sie diese Option anhaken, wird auch nach Terminen an LV-freien Tagen gesucht.
Wunschtermine Wenn diese Option angehakt ist, lässt das System Überschneidungen mit Wunschterminen zu, d.h. es werden auch jene Zeiten als "frei" angesehen, die sich mit bestehenden Wunschterminen überschneiden.

 

Suchergebnis / Ressource buchen

Mit den Dreieckssymbolen in der Kopfzeile können Sie Ergebnisliste nach bestimmten Spalten sortieren. Außerdem ist die Liste mit Tooltips hinterlegt, die Erläuterungen und Bedienungshinweise anzeigen, sobald Sie den Mauszeiger über die Farbzellen und Icons bewegen.

bei Suchmodus "Termindauer vorgeben"

Liefert eine Übersicht über die freien Zeitintervalle in Ressourcen, die die eingegebenen Suchkriterien erfüllen. Je nach gewähltem Datum, Uhrzeit und Termindauer wird die Verfügbarkeit der Ressource durch Farben dargestellt. Die Bedeutung der Farben ist in der Legende erläutert (Schaltfläche "Legende/Farben" im Navigationsbereich).

Die Zeilen der Ergebnismatrix zeigen nach erfolgreicher Suche eine Gesamtansicht des vorgegebenen Zeitraums je Tag und Ressource. Über die grünen Dreiecksymbole am linken Tabellenrand können Sie die stundenweise Raum- bzw. Ressourcenbelegung ein- und ausblenden.

Terminerstellung: Ziehen Sie mit dem linken Mauszeiger ein Rechteck über eine oder mehrere Zeilen auf, um eine oder mehrere Stunden zur Terminerstellung auszuwählen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Zeit und Raum auswählen..." am oberen oder unteren Tabellenrand; die gewählten Stunden werden dadurch automatisch in das Terminerstellungsfenster übergeben.

 

bei Suchmodus "genaue Uhrzeit vorgeben"

In der Ergebnisliste werden jene Ressourcen angezeigt, die für die genau eingegebene Uhrzeit die gewählten Suchkriterien erfüllen. Markieren Sie den Radio Button am Anfang der Zeile und klicken Sie auf die Schaltfläche "Zuordnen", um den Termin in das Terminerstellungsfenster zu übernehmen. Im Folgenden sind jene Attribute genauer beschrieben, deren Bedeutung eventuell nicht selbsterklärend oder ausreichend durch den Kontext oder die Tooltips erklärt ist.

frei Anzahl der freien Termine
geplant Anzahl der Termine, die sich nur mit Wunschterminen überschneiden
fix Anzahl der Termine, die sich mit feststehenden Terminen überschneiden