Pädagogische Hochschule Kärnten    

Hilfeseite

Terminkalender einer Ressource

Terminkalender einer Ressource

Sicht auf Termine
Sicht auf Terminkalender
Persönliche Einstellungen für Terminkalender
Termine ändern
Grundlegendes zum Ressourcen- und Terminmanagement in PH-Online
Sicht auf Termine

Sicht auf Termine

Kalender bieten verschiedene Sichten (Tag, Woche, Monat, bestimmter Wochentag) auf die Termine einer Ressource bzw. auf Termine zu Lehrveranstaltungen, die dem gewählten Semester bzw. Wahlfachkatalog als Pflicht- oder Wahlfächer zugeordnet sind.

Terminkalender zu Ressourcen sind allen Benutzern zugänglich. Für authentifizierte Personen (Bedienstete, Studierende) gibt es zusätzlich persönliche Terminkalender, die nur für die jeweilige Person selbst zugänglich sind und wo persönliche Termine eingetragen werden können.

Sicht auf Terminkalender

Sicht auf Terminkalender

Abhängig vom Kontext, von dem der Terminkalender einer Ressource aufgerufen wird, sind folgende Kalenderansichten möglich:

 

Standardansicht für Terminkalender von Ressourcen

Die Möglichkeiten in der Standardansicht richten sich nach Ihren persönlichen Berechtigungen und den zentralen Einstellungen. Abhängig davon sehen Sie oberhalb des Kalenders folgende Schaltflächen und Steuerungselemente:

Schaltfläche / Steuerungs-
element
Bedeutung
Dropdown-Liste für Anzeigeformat Umschalten des Anzeigeformats: Tag, Woche, Monat, Wochentag oder Stundenplan
Schaltfläche "Termine als Liste / grafisch anzeigen" Umschalten der Kalenderanzeige: grafisches Kalendarium oder Listendarstellung der Kalendereinträge (Darstellung der Termine der Ressource als Liste)
Neuer Termin Ermöglicht das Erstellen folgender Termine:

a) Termin für die persönliche Nutzung einer Ressource (Einzelnutzung), z.B. Miete eines Proberaums, Buchen eines Beamers, Entlehnung eines Musikinstruments etc. Durch Anklicken des Links öffnet sich ein Terminerstellungsfenster, in dem die Ressource für Einzeltermine und Serientermine gebucht werden kann.

b) Sachbearbeitertermin: Erstellen eines Termins in einer von Ihnen verwalteten Ressource zu verschiedenen Zwecken, z. B. Buchung der zur Reinigung eines Raumes benötigten Zeit. Der Link wird nur für Personen angezeigt, die der Ressource als Sachbearbeiter/in zugeordnet sind.

c) Sperrtermin (Sonderform des Sachbearbeitertermins): Personen mit Sachbearbeiter-Profil können in den von ihnen verwalteten Ressourcen Sperrtermine eintragen. Dazu wird in der Terminerstellungsmaske bei Auswahl eines Sachbearbeiter-Profils die Option "Sperrtermin" zum Eintragen einer Buchungssperre in der verknüpften Ressource angeboten. Die Sperre bewirkt, dass in der Ressource im gewählten Zeitraum kein weiterer Termin (weder Fixtermin noch Wunschtermin) eingetragen werden kann. Um die Sperre wieder aufzuheben, ist der Haken in der Checkbox zu entfernen und der Termin erneut zu speichern; dadurch wird aus dem Sperrtermin ein Sachbearbeiter-Termin.

Geschäftsregeln für Sperrtermine:

  • Sperrtermine können nur von Sachbearbeiter/innen in den von ihnen verwalteten Ressourcen eingetragen werden. Nur mit Auswahl eines Sachbearbeiter-Profils wird in der Terminerstellungsmaske die Option "Sperrtermin" angeboten.
  • Sperrtermine können nur eingetragen werden, wenn keine Kollisionen mit bestehenden Wunsch- oder Fixterminen im selben Zeitraum in der Ressource bestehen (gelöschte und abgesagte Termine werden nicht berücksichtigt).
  • Existieren Überschneidungen mit bestehenden Terminen, wird beim Speichern des Termins ein Fenster mit Kollisionswarnung angezeigt und mit der Schaltfläche "Trotzdem eintragen" die Möglichkeit geboten, anstelle eines Sperrtermins einen Sachbearbeitertermin einzutragen.
  • Bestehen keine Terminüberschneidungen, werden Sperrtermine automatisch als Fixtermine eingetragen.
  • Das Regelwerk für Sperrtermine gilt sowohl für Einzeltermine als auch für Terminserien.

d) Buchung für (andere Person): Die Möglichkeit zum Erstellen von Terminen für andere Personen hängt von den zentralen Einstellungen ab. Wie der Sperrtermin ist der "Vertretungstermin" eine Sonderform des Sachbearbeitertermins und wird nur bei der Terminerstellung im Terminkalender einer Ressource angeboten.

Die Personenzuordnung wird mit dem Bearbeitungsicon beim Attribut "Buchung für" aufgerufen. Bei der Buchung von Terminen für andere Personen werden automatisch und ausschließlich persönliche Termine (Berechtigungsprofil "Einzelnutzung") erstellt.

Weitere Geschäftsregeln für Terminbuchungen für andere Personen:

  • Wenn keine Person zugeordnet wird, wird ein Sachbearbeitertermin eingetragen
  • Verschieben eines Vertretungstermins ist nicht möglich; dazu muss der Termin gelöscht und ein neuer Termin erstellt werden
  • Beim Zuordnen von Personen sind alle Personen wählbar; es kann nicht z. B. via Profil auf bestimmte Personen eingeschränkt werden
  • Wenn Überschneidungen mit bestehenden Wunsch- oder Fixterminen im selben Zeitraum existieren, wird beim Speichern des Termins ein Fenster mit Kollisionswarnung angezeigt und mit der Schaltfläche "Trotzdem eintragen" die Möglichkeit geboten, den Vertretungstermins trotzdem einzutragen.
  • Das Regelwerk für Vertretungstermine gilt sowohl für Einzeltermine als auch für Terminserien.
Schaltfläche "Terminanfragen" Terminkalender einer Ressource; Schaltfläche führt zur Wunschterminliste (= "Von mir zu bearbeitende Terminanfragen") der jeweiligen Ressource.

Die Schaltfläche wird nur für Verwalter/innen dieser Ressource angezeigt; auch dann, wenn aktuell keine Wunschtermine vorliegen.

Export Exportieren des Kalenders im XML-, CSV- oder iCal-Format
Veröffentlichen Abonnieren des Terminkalenders der Ressource zur Anzeige in anderen Programmen/Geräten mit Hilfe von iCalendar; die Daten werden dabei in einem bestimmten Intervall automatisch aktualisiert.
Drucken Ausdrucken der Kalenderdaten
Kontaktperson anzeigen Person, die die Terminverwaltung der Ressource durchführt und als Kontaktperson zur Verfügung steht. Der Link auf der Kontaktperson fhrt zur Visitenkarte der Person. Wird der Link nicht angezeigt, so ist für diese Ressource keine Kontaktperson bestimmt.
Schaltfläche "Kollisionen"

Führt zu einer Liste der überschneidenden Termine in diesem Raum bzw. dieser Ressource ("Übersicht über Terminkollisionen"). Die Schaltfläche wird nur Verwalter/innen dieser Ressource (Sachbearbeiter-Profil) angezeigt, auch dann, wenn keine einzige Kollision in diesem Raum, weder in der Vergangenheit noch in der Zukunft, vorliegt.

Geschäftsregeln für die Übersicht über Terminkollisionen:

  • Die Übersicht enthält ausschließlich Überschneidungen von geplanten (Wunschterminen) und feststehenden Terminen (Fixterminen), andere Termintypen, wie z. B. verschobene oder abgesagte Termine, werden nicht berücksichtigt.
  • An einer Überschneidung können zwei oder mehrere Termine beteiligt sein.
  • Beim Öffnen der Liste werden defaultmäßig alle Terminüberschneidungen vom aktuellen Datum bis 6 Monate in die Zukunft angezeigt. Der Zeitraum kann mit den Datumsfeldern beliebig in die Zukunft und in die Vergangenheit erweitert oder eingeschränkt werden; nach dem Ändern des Zeitraums ist die Liste mit "Anzeigen" zu aktualisieren.
  • In der Liste werden Terminkollisionen gruppiert angezeigt, d. h. alle an einer Überschneidung beteiligten Termine sind zu einer Gruppe zusammengefasst. Der Link auf dem Datum führt zur Detailansicht eines Termins. Mit den entsprechenden Berechtigungen kann dort durch Löschen, Absagen oder Verschieben des Termins die Kollision aufgelöst werden.
Einstellungen Festlegen persönlicher Einstellungen für die Anzeige des Terminkalenders; steht allen angemeldeten Benutzern zur Verfügung. Siehe Abschnitt Persönliche Einstellungen für Terminkalender.

 

Bestätigungsansicht für Terminanfragen (für Sachbearbeiter/innen)

Die Bestätigungsansicht ist über folgende Wege zugänglich:

In der Bestätigungsansicht sind die grafischen Anzeigen der zu bearbeitenden Wunschtermine mit Checkboxen zum Anhaken ausgestattet. Zum Bestätigen oder Ablehnen einzelner Wunschtermine wählen Sie diese mit den Checkboxen aus und betätigen Sie die Schaltflächen "Bestätigen" oder "Ablehnen". Wenn alle Wunschtermine in einem Schritt bearbeitet werden sollen, markieren Sie diese mit der Checkbox "alle auswählen" und Klicken Sie dann auf "Bestätigen" oder "Ablehnen".

Die Bestätigungsansicht bietet eine selektierte Sicht zur komfortablen Kontrolle von (Wunsch-)Terminüberschneidungen; sie zeigt nur jene Tage, an denen Sie Wunschtermine in der Liste "Von mir zu bearbeitende Terminanfragen" mit der Schaltfläche "im Kalender anzeigen" ausgewählt haben. Checkboxen zum Bestätigen und Ablehnen besitzen nur jene Termine, die Sie in der Liste "Von mir zu bearbeitende Terminanfragen" ausgewählt haben; existieren an einem Tag mehrere Terminanfragen, können in der Bestätigungsliste nur jene bearbeitet werden, die in der Wunschterminliste für die Anzeige ausgewählt wurden (Beispiel: wenn Sie von drei Terminanfragen an einem bestimmten Tag nur eine ausgewählt haben, ist in der Bestätigungsliste nur diese mit einer Checkbox ausgestattet, die anderen beiden Termine werden lediglich angezeigt). Wenn Sie die Bestätigungsansicht über den Link "WT" aufgerufen haben, dann werden ausschließlich die Wunschtermine der Serie angezeigt, mit Checkboxen zum Bestätigen oder Ablehnen.

Persönliche Einstellungen für Terminkalender

Persönliche Einstellungen für Terminkalender

Authentifizierte Benutzer (Studierende, Bedienstete) können für die Anzeige des Terminkalenders persönliche Einstellungen festlegen. Über den Link 'Einstellungen' (nicht verfügbar in der Bestätigungsansicht für Terminanfragen) stehen dafür mehrere Optionen zur Verfügung, die selbsterklärend sind. Die Einstellungen wirken sich sowohl auf den persönlichen Kalender als auch auf Kalender von Ressourcen sowie auf die Bestätigungsansicht aus. Die persönlichen Kalendereinstellungen werden für jede/n einzelne/n Benutzer/in im System gespeichert, sodass die/der Benutzer/in beim erneuten Anmelden am System wieder dieselben Einstellungen vorfindet.

Im Einstellungsfenster können Sie u.a. festlegen, ob auch abgelehnte und gelöschte Termine angezeigt werden sollen. Abhängig von den zentralen Einstellungen besteht die Möglichkeit, die Standardfarben für die verschiedenen Ereignistypen (LV-Termine, Prüfungstermine, persönliche Termine etc.) und für die verschiedenen Terminstatus (geplant, fix etc.) zur besseren Unterscheidbarkeit an die persnliche Farbwahrnehmung anzupassen.

Mit der Option Liste können Sie die Kalenderanzeige umschalten und anstelle des grafischen Kalendariums eine Listendarstellung der Kalendereinträge anzeigen.

Termine ändern

Termine ändern

Anschließend ist für folgende Terminarten das Bearbeiten von Einzelterminen und Terminserien beschrieben:

Von der Terminart hängt ab, welche Attribute von Einzelterminen und Terminserien geändert werden können. Beispielsweise können Datum und Uhrzeit bei persönlichen Terminen ohne Ressourcenverknüpfung (= Termine des persnlichen Terminkalenders) sowie bei Sperrterminen nicht geändert werden und somit diese Termine nicht verschoben werden.

Einzeltermine ändern

Verwenden Sie dazu den Link auf dem Termin, nehmen Sie im Termindetailfenster die gewünschten Änderungen vor und speichern Sie sie. Wenn Sie Termine löschen, bleiben diese im System gespeichert und können auf Wunsch angezeigt werden (durch Festlegen der Anzeige in den Kalendereinstellungen).

Terminserien ändern

Um eine Terminserie zu bearbeiten, rufen Sie das Bearbeitungsfenster eines beliebigen Einzeltermins der Serie auf und wählen Sie dann den Link 'Terminserie' rechts oben im Fenster an. Es öffnet sich das Detailfenster der Terminserie, in dem im Bereich "Serie" die ursprünglich angegebenen Werte und im Bereich "Termine der Serie" die einzelnen Termine der Serie angezeigt werden. Falls einzelne Termine der Serie geändert wurden, können die Termine von den ursprünglichen Terminen der Serie sowohl im Datum als auch in der Uhrzeit abweichen. Zum Bearbeiten von Terminserien in einem Schritt siehe die Online-Hilfe im Detailfenster der Terminserie "Terminserien verwalten".

Hinweis: Wenn Termine aus Bereichen, in denen Sie die Berechtigung zur Terminverwaltung haben, in Ihrem persönlichen Terminkalender angezeigt werden (Beispiel: Sie haben die Berechtigung zum Verwalten von Weiterbildungsterminen und sind selbst Teilnehmer/in bzw. Vortragende/r eines Kurses, dessen Termine daher in Ihrem Kalender aufscheinen), so können Sie diese Termine auch aus dem Terminkalender heraus verschieben. Siehe dazu die Online-Hilfe zur Terminverwaltung im jeweiligen Bereich.

Grundlegendes zum Ressourcen- und Terminmanagement in <zcon:sysname>PH-Online</zcon:sysname>

Grundlegendes zum Ressourcen- und Terminmanagement in PH-Online

Das Ressourcen- und Terminmanagement in PH-Online basiert auf folgenden grundlegenden Unterscheidungen und Prinzipien:

1. Termine in Ressourcen

1.1 Ressourcenbuchung durch Berechtigungsprofile

In PH-Online werden die Buchung und die Nutzung von Ressourcen durch Berechtigungsprofile gesteuert. Ein Berechtigungsprofil (= Berechtigungsbündel) ermöglicht Berechtigungen auf Ressourcen und beschreibt, wer eine bestimmte Ressource wann und zu welchen Konditionen buchen darf. Ressourcen ohne passendes Berechtigungsprofil können nicht gebucht werden! Berechtigungsprofile sind die ausschlaggebende Schnittstelle und das zentrale Steuerungselement im Buchungsprozess.

1.2 Termine in ortsspezifischen Ressourcen – Veranstaltungstermine

Das Buchen von Veranstaltungs- und Organisationsterminen ist an Ortsressourcen gebunden. Diese Termine können nur in Orten stattfinden, z.B. in Räumen, externen Orten oder externen Organisationen.

In den meisten Fällen werden Termine im Zusammenhang mit Veranstaltungen (Ereignissen) erstellt. Zu folgenden Ereignissen kann es Termine in ortsspezifischen Ressourcen, z.B. Räumen, geben:

1.3 Termine in beliebigen Ressourcen

In folgenden Fällen können Termine in beliebigen, d.h. sowohl orts- als auch nicht ortsspezifischen Ressourcen gebucht werden:

1.3.1 Termine für die persönliche Nutzung einer beliebigen Ressource – Einzelnutzung

Mit einem bestimmten Berechtigungsprofil ("Einzelnutzung") können beliebige Ressourcen für die persönliche Nutzung gebucht werden, z.B. Miete eines Proberaums für Studierende, Buchen eines Beamers, Entlehnung eines Musikinstruments etc. Berechtigte Personen (je nach Konfiguration des Berechtigungsprofils Bedienstete/MitarbeiterInnen und/oder Studierende) sehen dann im Terminkalender der Ressource den Link 'Ressource buchen'. Damit öffnet sich ein Terminerstellungsfenster, in dem die Ressource für Einzeltermine und Serientermine gebucht werden kann.

1.3.2 Sachbearbeitertermine

Sachbearbeiter/innen können in den von ihnen verwalteten Ressourcen freie Termine (= „Sachbearbeitertermine“) zu sonstigen Ereignissen erstellen, etwa für Wartung des Raumes benötigte Zeit (z.B. für die Entlüftung der Heizkörper in einem Raum). Dazu ist kein Applikationsrecht notwendig, sondern ein Berechtigungsprofil zur Verwaltung der Ressource. Termine, die Sachbearbeiter/innen in „ihren“ Ressourcen anlegen, werden automatisch als feststehende Termine gebucht.

1.4 Prozesse der Terminerstellung und entstehung

Die Terminerstellung und –entstehung in CAMPUSonline wird durch drei verschiedene Prozesse abgebildet, denen Berechtigungsprofile als zentrales Steuerungselement zugrunde liegen. Berechtigungsprofile steuern, ob ein Termin entweder sofort als Fixtermin eingetragen wird oder zunächst als Wunschtermin, der noch von einer Person mit Sachbearbeiter-Profil zu bestätigen ist.

Prozess Berechtigungsprofil der Erstellerin/des Erstellers Ressource wird von Sachbearbeiter verwaltet / nicht verwaltet Resultierender Termin
Terminantrag Antragsprofil
(Profilname "Antrag")
verwaltet Wunschtermin
nicht verwaltet Wunschtermin
Direktbuchung Direktbuchungsprofil
(Profilname "Buchen")
verwaltet Fixtermin
nicht verwaltet Fixtermin
Sachbearbeiter-Termin
(wie Direktbuchung bestätigungsfrei)
Sachbearbeiter-Profil (erstellt Termin in eigener Ressource) verwaltet (vom Sachbearbeiter, der den Termin erstellt) Fixtermin

1.4.1 Terminantrag: Wunschtermin oder Fixtermin – Termin- und Ressourcenmanagement durch Sachbearbeiter/innen

Die Mehrzahl der Termine an Universitäten und Hochschulen entsteht durch den Prozess Terminantrag, dem zugrunde liegt, dass die Termin- und Ressourcenverwaltung von Hörsälen, Seminarräumen, Labors u.ä. in der Regel von beauftragten Personen, sog. Sachbearbeiter/innen (oder auch Terminverwalter/innen genannt), durchgeführt wird. Der Sachbearbeiter hat die Aufgabe, Termine zu koordinieren und damit die Möglichkeit, einen eingegangenen Terminwunsch, der von einer Person mit Antragsprofil gestellt wurde, zu bestätigen und damit zu einem feststehenden Termin zu machen oder abzulehnen. Dieser Prozess der Terminverwaltung setzt somit voraus, dass Personen als Sachbearbeiter einer Ressource zugeordnet sind (im Terminkalender der Ressource unter "Kontaktperson anzeigen" einsehbar). Sachbearbeiter/innen werden von spezifisch berechtigten Personen der Organisation, der die Ressource zugeordnet ist oder der Universität/Hochschule, eingesetzt. Dies geschieht durch Zuordnung eines mit der Ressource verknüpften Berechtigungsprofils für Sachbearbeiter/innen.

Beim Erstellen eines Termins durch eine Person mit Antragsprofil gilt somit folgende Business-Logik:

1.4.2 Direktbuchung: Direkte, bestätigungsfreie Ressourcenbuchung

Mit dem Buchen-Berechtigungsprofil darf die Ressource direkt genutzt werden, der Termin muss nicht mehr von einer Person mit Sachbearbeiter-Profil genehmigt werden.

1.4.3 Direktbuchung mit Sachbearbeiter-Profil

Siehe oben 1.3.2.

1.4.4 Zusamenfassung der Business-Rules für Wunsch- und Fixtermine

Je nachdem wie die Terminverwaltung einer Ressource bzw. eines Raumes organisiert ist, gibt es also die folgende Unterscheidung hinsichtlich der Genese bzw. des Status von Terminen:

Hinweis: Fixtermine entstehen darüber hinaus in folgendem Ausnahmefall beim Kopieren von Terminen aus LV-Listen: Wenn beim Kopieren von Fixterminen in andere LVs oder LV-Gruppen Ort und Zeit nicht geändert werden (oder die Zeit nur verkürzt wird), sind die kopierten Termine auch sofort Fixtermine.

 

2. Termine ohne Ressourcenbezug Persönliche Termine

Persönliche Termine können nur in persönlichen Terminkalendern von Bediensteten/ Mitarbeitern und Studierenden erstellt werden und haben keinen Bezug zu einer Ressource; sie werden auch nur im jeweiligen persönlichen Terminkalender angezeigt. Bei persönlichen Terminen gibt es keine Unterscheidung zwischen Wunsch- und Fixterminen. Allen in PH-Online angemeldeten Bediensteten/Mitarbeiter und Studierenden steht ein persönlicher Terminkalender zur Verfügung. Dazu ist kein Berechtigungsprofil notwendig.